กิจการธุรกิจประเภทซื้อขายสินค้ามีกิจกรรมด้านการซื้อและการขายสินค้า ซึ่งมีกระบวนการปฏิบัติงานหลายขั้นตอน ที่อาจจะเกิดความเสี่ยงต่างๆ ได้ กิจการจึงต้องจัดให้มีการควบคุมภายในด้านการซื้อและการขาย โดยการควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อสินค้าของกิจการ โดยทั่วไปกิจการมักมีการซื้อเป็นเงินเชื่อ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้าสำเร็จรูปมาขาย หรือการซื้อวัตถุดิบมาใช้ในการผลิตก็ตาม ซึ่งการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบเป็นเงินเชื่อจะก่อให้เกิดรายการเจ้าหนี้การค้าในรายงานทางการเงินของกิจการ

ในการควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อ กิจการต้องจัดให้มีขึ้นเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า การซื้อทุกรายการได้รับการอนุมัติให้ซื้อได้และเป็นไปตามนโยบายและขั้นตอนที่กิจการกำหนดไว้ การซื้อต้องได้รับสินค้าหรือวัตถุดิบครบตามที่สั่งซื้อและมีคุณภาพตามที่กิจการต้องการ ในราคาที่มีความเหมาะสมและทันต่อเวลา มีการดูแลรักษาสินค้าหรือวัตถุดิบระหว่างกระบวนการรับของและการนำเก็บเข้าคลังสินค้า ตลอดจนการซื้อทุกรายการมีการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน

ในการควบคุมภายในเกี่ยวกับรายการเจ้าหนี้การค้า กิจการต้องจัดให้มีขึ้นเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า รายการเจ้าหนี้การค้านั้นมีตัวตนอยู่จริง กิจการมีความสามารถในการชำระหนี้ได้ทันตามกำหนดระยะเวลาการให้สินเชื่อจากเจ้าหนี้ ตลอดจนการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้าเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน

กิจกรรมการควบคุมภายในที่สำคัญเกี่ยวกับการซื้อสินค้า ประกอบด้วย

1. การกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการจัดซื้อ กิจการต้องกำหนดนโยบายและขั้นตอนเกี่ยวกับการจัดซื้ออย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษรโดยอาจจะจัดทำเป็นคู่มือการจัดซื้อ โดยกำหนดขั้นตอนเกี่ยวกับการซื้อสินค้า ได้แก่ การขอซื้อ การสั่งซื้อ การรับของ การเก็บรักษาสินค้าหรือวัตถุดิบ การบันทึกบัญชี และการจ่ายชำระเงิน และมีนโยบายที่สำคัญ คือ ห้ามมิให้แผนกจัดซื้อรับของขวัญหรือสิทธิพิเศษใด ๆ จากผู้ขายและผู้เสนอราคาขาย ทั้งนี้ เพื่อป้องกันมิให้ผู้ขายมอบผลประโยชน์โดย   มิชอบเพื่อให้แผนกจัดซื้อเลือกซื้อสินค้าจากผู้ขายรายนั้น

2. การกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติในการจัดซื้อ กิจการต้องกำหนดผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อ (Purchase Requisition : PR) และการอนุมัติใบสั่งซื้อ (Purchase Order : PO) พร้อมทั้งกำหนดวงเงินสูงสุดที่ผู้มีอำนาจแต่ละระดับจะสามารถอนุมัติได้ การอนุมัติใบขอซื้อเพื่อป้องกันการสั่งซื้อเกินความจำเป็น หรือไม่ตรงกับความต้องการของกิจการ ซึ่งเป็นกิจกรรมการอนุมัติในแต่ละแผนกของกิจการ ซึ่งผู้อนุมัติอาจเป็นผู้จัดการแผนก ในขณะที่การอนุมัติใบสั่งซื้อ กระทำขึ้นเพื่อป้องกันการซื้อสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพตามที่กิจการกำหนดไว้ หรือการซื้อสินค้าในราคาสูงเกินกว่าที่ควรจะเป็น ดังนั้น หากกิจการมีการจัดซื้อก็ต้องจัดให้มีการเปรียบเทียบราคาขายของผู้ขายอย่างน้อย 2 ราย

3. การตรวจรับสินค้า ในการรับสินค้าที่กิจการได้ทำการสั่งซื้อไปแล้ว บุคลากรที่มีหน้าที่ในการรับสินค้าต้องตรวจรับสินค้าโดยพิจารณาทั้งด้านปริมาณและคุณภาพตามเอกสารการสั่งซื้อ (PO) ด้วยความรอบคอบ เพื่อให้มั่นใจว่ากิจการได้รับสินค้าตรงตามที่ต้องการและเป็นไปตามเงื่อนไขที่ตกลงกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสินค้า ในการตรวจรับสินค้า ข้อมูลใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติจะใช้เป็นเอกสารที่ตรวจสอบกับสินค้าที่ผู้ขายนำมาส่ง หากสินค้าที่ได้รับเป็นไปตามจำนวนและคุณภาพที่กำหนดไว้ บุคลากรที่ทำหน้าที่ตรวจรับสินค้าจะจัดทำใบรับสินค้า (Goods Received Note : GRN) พร้อมลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐาน ใบรับสินค้าต้องมีการให้เลขที่เอกสารเรียงตามลำดับเป็นการล่วงหน้า เพื่อให้แน่ใจในความครบถ้วนของเอกสารและใช้ในการตรวจสอบในภายหลังได้ รวมทั้งช่วยลดความเสี่ยงจากการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่ไม่ได้รับอนุมัติหรือไม่ผ่านคุณภาพ จากนั้นสินค้าที่กิจการตรวจรับแล้วจะดำเนินการส่งให้แผนกคลังสินค้าตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ได้รับตรงกับที่สั่งซื้ออีกครั้งหนึ่งก่อนนำเก็บเข้าคลังสินค้าต่อไป

4. การจัดเก็บสินค้า กิจการต้องเก็บสินค้าไว้ในที่ที่ปลอดภัยและมีการตรวจนับสินค้าเป็นระยะ ๆ ควรกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับการเข้าออกสถานที่จัดเก็บสินค้า จัดให้มีการติดกล้องวงจรปิดเพื่อแผนกคลังสินค้าจะได้สามารถสอดส่องผู้ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับสินค้าได้ตลอดเวลา และมีการเก็บสำรองข้อมูลเพื่อบันทึกภาพเคลื่อนไหวอย่างสม่ำเสมอ โดยกำหนดให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องและได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงตัวสินค้าได้ และกำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าเป็นระยะๆ เพื่อเปรียบเทียบจำนวนที่มีอยู่จริงกับจำนวนที่คงเหลืออยู่ตามบัญชี หากสินค้าขาดหายไปต้องสืบสวนหาสาเหตุและผู้รับผิดชอบในการสูญหายนั้น และปรับปรุงรายการสินค้าหรือวัตถุดิบให้เป็นปัจจุบัน

5. การบันทึกบัญชีรายการซื้อ กิจการต้องบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและเจ้าหนี้การค้าให้เป็นปัจจุบัน โดยบุคลากรแผนกบัญชีต้องตรวจสอบความถูกต้องตรงกันสำหรับสินค้าที่สั่งซื้อในใบสั่งซื้อ (PO) ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย (Invoice) และใบรับของ (GRN) ก่อนการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ของกิจการ ที่เรียกว่า 3-Way Matching เพื่อให้แน่ใจว่าใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และรายงานการรับสินค้าทั้งหมด มีรายละเอียดของรายการที่สอดคล้องกัน เพื่อลดความเสี่ยงจากการที่ผู้ขายส่งสินค้าไม่ครบ หรือการแจ้งหนี้จากผู้ขายซึ่งไม่ตรงกับที่ตกลงกันไว้ และเป็นผลทำให้การบันทึกรายการซื้อและเจ้าหนี้การค้าไม่ถูกต้อง

6. การจัดทำงบประมาณการซื้อ กิจการควรจัดทำงบประมาณการซื้อโดยเปรียบเทียบต้นทุนการซื้อที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณการซื้ออย่างสม่ำเสมอ เช่น รายเดือน รายไตรมาส รายปี เป็นต้น หากพบผลต่างให้รีบหาสาเหตุ เพื่อป้องกันการซื้อสินค้าในราคาที่สูงเกินไปหรือซื้อของไม่มีคุณภาพ ซึ่งถ้าหากเป็นการซื้อวัตถุดิบที่ไม่มีคุณภาพจะส่งผลต่อกระบวนการผลิตและคุณภาพของสินค้าที่ผลิต ก่อให้เกิดต้นทุนจมสำหรับสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ อย่างไรก็ตาม แผนกจัดซื้อควรมีการติดตามผลการสั่งซื้อและประเมินผู้ขายที่ขายสินค้าให้แก่กิจการ เพื่อประเมินศักยภาพของผู้ขายในหลายๆ ด้าน เช่น คุณภาพของสินค้า ราคาของสินค้า การส่งมอบสินค้าที่ทันต่อเวลา เป็นต้น ซึ่งการประเมินนี้จะช่วยป้องกันการซื้อสินค้าที่ไม่มีคุณภาพ การจัดส่งที่ล่าช้า และช่วยส่งเสริมให้ผู้ขายปรับปรุงศักยภาพของตนเองให้ดียิ่งขึ้น

7. การแบ่งแยกหน้าที่ในกระบวนการจัดซื้อ กิจการต้องแบ่งแยกหน้าที่เกี่ยวกับ การขอซื้อ การสั่งซื้อ การรับของ การเก็บรักษาสินค้าหรือวัตถุดิบ การบันทึกบัญชี และการจ่ายชำระเงิน ออกจากกันอย่างเด็ดขาด เพื่อมิให้บุคลากรคนใดคนหนึ่งทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ เพราะจะเป็นการเปิดโอกาสให้เกิดการทุจริตได้โดยง่าย

กิจกรรมการควบคุมภายในที่สำคัญเกี่ยวกับรายการเจ้าหนี้การค้า ประกอบด้วย

1. การกระทบยอดรายการเจ้าหนี้การค้า กิจการต้องจัดให้มีการกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้การค้ารายตัว ต้องมียอดรวมเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอดบัญชีเจ้าหนี้การค้า ณ วันสิ้นเดือน หรือวันสิ้นงวด หากมีผลต่างต้องติดตามหาสาเหตุ และปรับปรุงให้ยอดคงเหลือของเจ้าหนี้การค้าแสดงยอดคงเหลือที่ถูกต้อง

2. การแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้และการจ่ายชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ กิจการต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้า (ซึ่งเป็นหน้าที่ของแผนกบัญชี) ออกจากหน้าที่การจ่ายชำระเงิน (ซึ่งเป็นหน้าที่ของแผนกการเงิน) อย่างไรก็ดี ทั้งแผนกบัญชีและแผนกการเงินต้องมีการประสานงานกันอยู่ตลอด เมื่อแผนกการเงินได้ชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้การค้าแล้ว แผนกบัญชีจะเป็นผู้บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง ครบถ้วนและทันต่อเวลา

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อสินค้าและเจ้าหนี้การค้า เริ่มจากกิจการต้องมีการกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการจัดซื้อ กำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติในการจัดซื้อ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการอนุมัติการขอซื้อและการอนุมัติการจัดซื้อ ในการรับสินค้าต้องมีการตรวจสอบทั้งด้านจำนวนและคุณภาพของสินค้า ก่อนที่จะมีการรับสินค้าและจัดทำใบรับสินค้า กิจการต้องเก็บสินค้าไว้ในที่ที่ปลอดภัยและมีการตรวจนับสินค้าอย่างสม่ำเสมอ โดยกิจการต้องตรวจสอบความถูกต้องตรงกันของรายการในใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย และใบรับของ ก่อนบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับการซื้อและเจ้าหนี้การค้าทุกครั้ง ในการควบคุมภายในที่ดี กิจการควรจัดทำงบประมาณการซื้อ โดยเปรียบเทียบต้นทุนการซื้อที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณการซื้ออย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ กิจการต้องจัดให้มีการกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้การค้ารายตัวกับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอดบัญชีเจ้าหนี้การค้า ณ วันสิ้นเดือน หรือวันสิ้นงวด และมีการแบ่งแยกหน้าที่ในกระบวนการซื้อสินค้า และรายการเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้าอย่างเหมาะสม