8 เรื่องพื้นฐานการบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

HIGHLIGHTS :

• 
  การนำแนวทางปฏิบัติด้านบัญชีที่เหมาะสมมาใช้เมื่อเริ่มธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเพื่อดูแลการเงินของธุรกิจ การเรียนรู้พื้นฐานของการบัญชีจะช่วยให้ผู้ประกอบการเข้าใจสุขภาพทางการเงินของบริษัท ช่วยวางแผนสำหรับการเติบโตในอนาคตและบริหารจัดการเรื่องภาษีได้อย่างเหมาะสม

เวลาในการ 3 นาที

ในช่วงแรกของการเริ่มต้นธุรกิจที่ยังมีธุรกรรมไม่มาก วิธีการดำเนินธุรกิจยังไม่ซับซ้อน การวางพื้นฐานหรือขั้นตอนการทำบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น เป็นสิ่งที่ควรทำควบคู่ไปกับการดำเนินธุรกิจ ขั้นตอนการบัญชีขั้นพื้นฐานสำหรับผู้ประกอบการ ประกอบด้วย

1. จดทะเบียนธุรกิจ

ขั้นตอนแรกในฐานะผู้ประกอบการ คือการจดทะเบียนธุรกิจ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีใบอนุญาตประกอบธุรกิจที่จำเป็นทั้งหมดแล้วหรือยัง ซึ่งใบอนุญาตนี้มีความแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและพื้นที่  ในส่วนของรูปแบบธุรกิจนั้น สามารถจดทะเบียนเป็นเจ้าของคนเดียว ซึ่งเป็นรูปแบบที่จัดตั้งง่าย ใช้เงินทุนไม่มากนัก เป็นห้างหุ้นส่วน  (Partnership) ที่มีบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปเข้ามาเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจกัน  เป็นบริษัทจำกัด ที่มีบุคคลตั้งแต่ 3 คนขึ้นไป ร่วมกันทำกิจการ และบริษัทมหาชน จำกัด ที่มีจำนวนผู้ถือหุ้น 15 คนขึ้นไป

2. เปิดบัญชีธนาคารสำหรับธุรกิจ

ผู้ประกอบการจำเป็นต้องแยกการเงินส่วนตัวและธุรกิจออกจากกัน ถ้าไม่แยกออกจากกัน การติดตามเส้นทางค่าใช้จ่ายอาจทำได้ยาก ทำให้งานบัญชีไม่เป็นระบบ และอาจประสบปัญหาทางกฎหมายได้ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเปิดบัญชีธนาคารของกิจการ และคอยตรวจสอบรายการบัญชีธนาคารนี้ หรืออาจจะเปิดบัญชีเงินฝากของกิจการควบคู่ด้วยก็ได้ โดยก่อนที่จะเลือกธนาคารสำหรับธุรกิจ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีบริการที่ตรงตามความต้องการหรือไม่ เช่น ค่าธรรมเนียม หรือประเภทธุรกรรมการบริการที่เหมาะกับธุรกิจ

3. เลือกวิธีทำบัญชี

วิธีการทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ มีสองวิธีให้เลือกคือ

เกณฑ์เงินสด: วิธีนี้จะบันทึกบัญชีเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินสดจริง การทำบัญชีเงินสดเป็นวิธีที่ง่าย ผู้ประกอบรายใหม่ที่เป็นกิจการขนาดเล็กมักเลือกใช้วิธีนี้ เนื่องจากความเรียบง่าย

เกณฑ์คงค้าง: วิธีนี้จะบันทึกรายได้เมื่อสินค้าหรือบริการถูกส่งมอบให้กับลูกค้า และ ค่าใช้จ่ายจะบันทึกเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการจากคู่ค้า แม้ว่าจะยังไม่มีการจ่ายหรือรับเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายและรายได้เหล่านั้น ซึ่งจะให้ภาพสะท้อนรายได้โดยรวมของธุรกิจเทียบกับค่าใช้จ่ายได้ดีกว่าเกณฑ์เงินสด

4. พัฒนาวิธีการบันทึกบัญชี

กระบวนการบันทึกบัญชีสามารถนำไปสู่การติดตามธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมด ตั้งแต่รายได้ที่รับมา ไปจนถึงค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไป ตัวอย่างบางส่วนสำหรับการพัฒนาการบันทึกบัญชี:

การบันทึกบัญชีด้วยตนเอง: กิจการในช่วงเริ่มต้น ผู้ประกอบการอาจจะติดตามธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดโดยใช้ Spreadsheet อย่างไรก็ตามเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณรายการค้าที่มากขึ้น อาจทำให้การทำบัญชีแบบ Manual ไม่ตอบโจทย์ และอาจไม่มีเวลาจัดการการทำบัญชีด้วยตนเองทั้งหมด

โซลูชันบนคลาวด์: สมัครใช้งานโซลูชันการบัญชีบนคลาวด์ ด้วยค่าธรรมเนียมที่ไม่สูงมากนัก สามารถช่วยจัดการการบันทึกบัญชีทางออนไลน์และยังสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารเพื่อติดตามธุรกรรมโดยอัตโนมัติ

ผู้ทำบัญชีนอกเวลา: จ้างผู้ทำบัญชีภายนอกแบบ Par-time เพื่อช่วยจัดการภาระงานบัญชีให้กับกิจการ

ผู้ทำบัญชีประจำบริษัท : หากธุรกิจมีการเติบโตจนถึงจุดที่การทำบัญชีกลายเป็นภาระผูกพันเต็มเวลา เมื่อมาจุดนี้ควรพิจารณาว่าจ้างพนักงานทำบัญชีประจำกิจการ

5. ติดตามค่าใช้จ่ายและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ในฐานะผู้ประกอบการจะต้องติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมด เพื่อบันทึกรายการให้ถูกต้องตามจริง ซึ่งสามารถสะท้อนผลการดำเนินงานและใช้สำหรับการคำนวณและจ่ายภาษี นอกจากนี้ ต้องพัฒนาระบบการจัดเก็บใบเสร็จรับเงินและเอกสารอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บสำเนาทางกายภาพหรือเป็นแบบดิจิทัล เอกสารที่ต้องติดตามและจัดเก็บ ได้แก่ ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต  ใบเสร็จรับเงินจากการเลี้ยงรับรองเพื่อธุรกิจ การเดินทาง วัสดุอุปกรณ์ ค่าสาธารณูปโภค อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์ ฯลฯ

6. เลือกวิธีการชำระเงิน

เมื่อธุรกิจได้เริ่มต้นดำเนินการ ก็ถึงเวลาที่จะต้องมีรายได้เข้ามาแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องตัดสินใจว่าจะยอมรับวิธีการรับชำระเงินแบบใดจากลูกค้า หากธุรกิจยังเพิ่งเริ่มต้น อาจจะใช้วิธีการชำระเงินแบบพื้นฐาน คือการจ่ายเงินสด แต่ควรหาตัวเลือกการชำระเงินที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เพื่อเพิ่มความสะดวกให้ลูกค้า และทำให้ลูกค้าจ่ายเงินให้เร็วขึ้น ตัวเลือกอื่น ๆ เช่น การใช้บัตรเครดิต การชำระผ่านมือถือ การชำระเงินออนไลน์

7. เรียนรู้การชำระภาษีให้ถูกต้อง

ภาระภาษีของผู้ประกอบการจะขึ้นอยู่กับวิธีการจดทะเบียนธุรกิจ ถ้าเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียว ถือว่าบุคคลและเจ้าของเป็นคนเดียวกัน จ่ายภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งมีอัตราภาษีตั้งแต่ 5-35% ของเงินได้สุทธิ ถ้าจดทะเบียนเป็นบริษัทถือเป็นนิติบุคคลอัตราภาษี 20% ของกำไรสุทธิ เป็นต้น สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมจาก คลิปความรู้ ภาษีอะไรซ่อนอยู่ในธุรกิจคุณ

8.  ทำความเข้าใจกับรายงานทางการเงินของกิจการ

รายงานทางการเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ เพราะสามารถบอกความสามารถในการทำธุรกิจ สุขภาพทางการเงิน และยังใช้เป็นข้อมูลการตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตของบริษัท งบการเงินที่ผู้ประกอบการควรทำความคุ้นเคย ได้แก่ :

งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ: แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรหรือขาดทุน ที่เกิดจากการทำธุรกิจสำหรับช่วงเวลาใดเวลหนึ่ง

งบแสดงฐานะการเงิน/งบดุล: รายงานสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นของธุรกิจ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

งบกระแสเงินสด:  งบแสดการเปลี่ยนแปลง การได้มา และใช้ไปของเงินสด หรือรายการเทียบเท่าเงินสด ในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง

การจัดทำบัญชีให้ถูกต้องเป็นสิ่งที่ควรทำ ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งกิจการ ธุรกรรมที่ยังมีไม่มาก การดำเนินธุรกิจที่ยังไม่ซับซ้อน จะทำให้การปรับปรุงแก้ไข การตรวจสอบความผิดพลาดสามารถทำได้ง่าย และยังเป็นส่วนสนับสนุนข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับผู้ประกอบการในการตัดสินใจการดำเนินธุรกิจเพื่อการเติบโตต่อไปในอนาคต

Credit: 8 Basics of Accounting for Entrepreneurs

https://www.freshbooks.com/hub/accounting/accounting-entrepreneurs

สรุปและเรียบเรียงโดย : ปิยารมย์ ปิยะไทยเสรี

ฝ่ายพัฒนาความรู้ผู้ประกอบการ

ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย