การควบคุมภายในเกี่ยวกับ “เงินสดรับ” ของกิจการประเภทซื้อขายสินค้า โดยทั่วไปมีการรับเงินสดมาจากการขายและการเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า ซึ่งอาจชำระด้วยธนบัตรหรือเหรียญกษาปณ์ การชำระโดยใช้เช็ค การโอนเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือชำระด้วยบัตรเครดิต ซึ่งมีความเสี่ยงจากการถูกยักยอกเงินสดจากบุคลากรในกิจการที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับ  เงินสดได้ กิจการจึงต้องจัดให้มีการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับของกิจการ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมการควบคุมต่าง ๆ ดังนี้

1. การใช้เครื่องบันทึกเงินสด กิจการควรมอบหมายให้บุคลากรที่ทำหน้าที่รับเงินของกิจการซึ่งเรียกว่า แคชเชียร์ (Cashier) อยู่ประจำตัวเครื่องบันทึกเงินสดแต่ละเครื่อง โดยไม่ให้มีบุคลากรหลายคนทำงานร่วมกันเพียงเครื่องใดเครื่องหนึ่ง ในช่วงเวลาเดียวกัน เครื่องบันทึกเงินสดควรมีจอภาพแสดงตัวเลขจำนวนเงินให้ลูกค้ามองเห็นได้ชัดเจนเพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบจำนวนเงินที่จะต้องชำระได้ และมีกระดาษอยู่ภายในสำหรับบันทึกรายการสินค้าและจำนวนเงิน กระดาษสำหรับบันทึกรายการขายสินค้าส่วนที่หนึ่งมอบให้แก่ลูกค้าเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อและใบเสร็จรับเงิน กิจการจะมีการบันทึกข้อมูลการขายภายในเครื่องบันทึกเงินสดเพื่อใช้เป็นหลักฐานการรับชำระเงิน ซึ่งจะมีการบันทึกรหัสประจำตัวของแคชเชียร์เพื่อใช้ในการตรวจสอบในภายหลังได้ว่าแคชเชียร์คนใดเป็นผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ขายและผู้รับชำระเงิน แคชเชียร์จะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าทุกครั้งที่มีการได้รับชำระเงินจากลูกค้า โดยเมื่อสิ้นวันกิจการต้องกำหนดให้มีบุคลากรคนหนึ่งของกิจการทำหน้าที่ตรวจสอบจำนวนเงินที่ได้รับชำระจากลูกค้า และบุคลากรคนดังกล่าว ต้องทำการเปรียบเทียบจำนวนเงินที่ได้รับจริงตามที่แคชเชียร์นำส่ง และจำนวนเงินที่บันทึกไว้ภายในเครื่องบันทึกเงินสด ซึ่งไม่ควรจะเกิดผลต่างขึ้น อย่างไรก็ตาม ถ้าจำนวนเงินที่ได้รับจริงมีจำนวนต่ำกว่าจำนวนเงินจากยอดรวมในเครื่องบันทึกเงินสด ณ สิ้นวัน กิจการต้องติดตามหาสาเหตุ โดยกิจการต้องกำหนดนโยบายของกิจการว่าหากเงินสดขาดหายไป แคชเชียร์ประจำตัวเครื่องบันทึกเงินสดจะต้องรับผิดชอบในจำนวนเงินที่ขาดหายไป

2. การรับชำระเงินด้วยเช็ค การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับการรับชำระเงินด้วยเช็คนั้น เช็คที่ได้รับจากลูกค้าทุกฉบับต้องเป็นเช็คที่ “ระบุชื่อผู้รับเงิน” และเป็น “เช็คขีดคร่อม” เพื่อนำฝากเข้าบัญชีในชื่อของกิจการเท่านั้น ดังนั้น ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการจ่ายชำระด้วยเช็คต้องเป็นเช็คที่ขีดคร่อมในชื่อของกิจการเท่านั้น การใช้เช็คขีดคร่อมแทนการใช้เช็คที่ระบุว่า “จ่ายสด” จะช่วยป้องกันบุคลากรที่ทำหน้าที่ไปรับเช็คจากลูกค้าทุจริต โดยนำเช็คไปขึ้นเงินจากธนาคารและไม่นำเงินสดนั้นมานำส่งให้แก่กิจการ

3. การรับชำระเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ กิจการอาจมีการรับชำระเงินผ่านการโอนเงินโดย Application ของธนาคาร หรือการโอนเงินผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรือการโอนเงินผ่านเครื่อง ATM การโอนรายการดังกล่าวมีความเสี่ยงในเรื่อง การทุจริตซึ่งเกิดจากการสร้างรายการจ่ายเงินปลอม การเปลี่ยนแปลงหลักฐานของข้อมูล รหัสผ่าน การลักลอบนำข้อมูลผู้อื่น   ไปใช้ ดังนั้น กิจการต้องมีการควบคุมความเสี่ยงดังกล่าว เช่น มีการเข้ารหัสข้อมูล มีการเช็คเงินได้ว่ามีการโอนเข้ามาสู่บัญชีธนาคารของกิจการจริง มีการตรวจเช็คหลักฐานการโอนเงินว่า  เป็นหลักฐานที่มีการโอนเงินจริงตรงกับวันและเวลาที่ลูกค้าแจ้งหรือไม่ เป็นต้น

4. การรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิต ในการรับชำระค่าสินค้าหรือบริการโดยการชำระผ่านบัตรเครดิตนั้น กิจการควรตรวจสอบการลงลายมือชื่อของลูกค้ากับลายมือชื่อบนบัตรเครดิตซึ่งต้องตรงกัน เพื่อเป็นการป้องกันการใช้บัตรเครดิตที่ได้มาโดยมิชอบ ทั้งนี้ กิจการควรปรับปรุงฐานข้อมูลบัตรเครดิตที่ธนาคารแจ้งยกเลิกการใช้ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ในกรณีที่มีการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตที่เป็นการจ่ายเงินแบบออนไลน์ กิจการต้องกำหนดให้มีการกรอกหมายเลข OTP หรือมีชื่อเต็ม ๆ ว่า One Time Password คือ รหัสผ่านที่สามารถใช้ได้เพียงครั้งเดียวต่อการเข้าสู่ระบบหนึ่งครั้ง โดยส่วนใหญ่จะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร 6 หลักที่มีระยะเวลาใช้งานสั้นมากเพียงไม่กี่นาที หากกรอกรหัสผิดหรือกรอกช้ากว่าเวลากำหนด การจ่ายชำระเงินก็จะไม่สำเร็จ ซึ่งการกรอกหมายเลข OTP ก็จะช่วยป้องกันการใช้เลขที่บัตรเครดิตที่ได้มาโดยมิชอบเช่นเดียวกัน

5. กระบวนการออกใบเสร็จรับเงิน เมื่อลูกค้าได้ชำระเงินแก่กิจการแล้ว กิจการจะต้องดำเนินการออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้าไว้เป็นหลักฐาน กิจการต้องจัดทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงินเพื่อให้ทราบจำนวนที่มีอยู่ทั้งหมดว่า ใบเสร็จรับเงินมีอยู่ทั้งหมดกี่เล่ม แต่ละเล่มมีจำนวนใบเสร็จรับเงินกี่ใบ และเมื่อมีการเบิกใช้ ผู้เบิกจะต้องลงนามเบิกไว้เป็นหลักฐานทุกครั้ง ต้องมีการตรวจนับใบเสร็จรับเงินทั้งหมดทั้งที่กำลังใช้อยู่ ใบเสร็จรับเงินที่ใช้แล้ว และใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ ซึ่งเมื่อรวมกันจะต้องเท่ากับจำนวนทั้งหมดตามทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงิน เพื่อป้องกันการนำใบเสร็จรับเงินไปใช้รับเงินโดยไม่นำเงินเข้าบัญชีของกิจการ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันมีการออกใบเสร็จรับเงินโดยการพิมพ์จากระบบการเก็บเงินของกิจการได้ ดังนั้น หากเป็นการออกใบเสร็จรับเงินในลักษณะที่ไม่ได้มีการเรียงลำดับเลขที่ไว้ล่วงหน้า การออกใบเสร็จผ่านระบบดังกล่าว ต้องมีการกำหนดเลขที่ทุกครั้งที่มีการออกใบเสร็จรับเงิน หากมีการออกใบเสร็จรับเงินที่เลขที่มีการออกแบบกระโดดข้าม หรือมีการออกเลขที่ของใบเสร็จรับเงินซ้ำเลขกัน ต้องมีบุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบการเรียงลำดับเลขที่การออกใบเสร็จรับเงิน และติดตามหาสาเหตุความผิดพลาดดังกล่าวด้วย รวมทั้งควรมีการมอบหมายหน้าที่ให้บุคคลหนึ่งในกิจการ เช่น ผู้จัดการฝ่ายขาย เป็นผู้สอบทานการออกใบเสร็จรับเงินของกิจการ เพื่อสอบทานรายละเอียดที่ปรากฏในใบเสร็จรับเงิน เพื่อป้องกันการแสดงรายการในใบเสร็จรับเงินที่ไม่ถูกต้อง

6. การนำเงินฝากธนาคาร ณ สิ้นวัน เงินสดทั้งหมดที่ได้รับทั้งหมดในแต่ละวัน กิจการต้องให้บุคลากรของกิจการนำไปฝากธนาคารภายในวันนั้นโดยทันที ณ สิ้นวัน โดยกำหนดเวลาอย่างชัดเจนในการนำส่งเงินในแต่ละสิ้นวัน อย่างไรก็ตาม หากเป็นการรับเงินหลังจากที่นำเงินสดไปฝากธนาคาร ณ สิ้นวันแล้ว กิจการต้องดำเนินการนำเงินสดที่รับมา ไปฝากธนาคารในช่วงเช้าของวันทำการถัดไปทันที ผู้นำฝากต้องนำสำเนาหลักฐานการฝากเงินซึ่งมีตราประทับของธนาคาร และมีลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ธนาคารกำกับไว้มานำส่งกิจการไว้เป็นหลักฐานการนำฝาก ทั้งนี้ กิจการควรกำหนดห้ามนำเงินสดที่ได้รับมาในแต่ละวันนำไปใช้จ่ายใด ๆ ทั้งนี้ เพื่อป้องกันการยักยอกนำเงินไปใช้ก่อน หรือการนำเงินสดที่ได้รับภายหลังไปทดแทนเงินสดที่ขาดอยู่ พร้อมกันนั้น กิจการต้องจัดทำรายงานการรับเงินสดประจำวัน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีการรับเงินจากลูกค้าและนำเงินสดไปฝากธนาคารเป็นจำนวนเงินเท่าใด และมีเงินสดในมือเหลือเป็นจำนวนเงินเท่าใด

7. การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดและเงินฝากธนาคารอย่างถูกต้องและเป็นปัจจุบัน กิจการต้องบันทึกบัญชีเกี่ยวกับรายการเงินสดและเงินฝากธนาคารที่เกี่ยวข้องให้เป็นปัจจุบัน โดยมีเอกสารหลักฐานประกอบการบันทึกรายการ ประกอบด้วย สำเนาใบแจ้งหนี้กับลูกค้า สำเนาใบเสร็จรับเงิน รายงานการรับเงินสดประจำวัน สำเนาหลักฐานการฝากเงิน  ซึ่งมีตราประทับของธนาคารและมีลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ธนาคารกำกับไว้ ทั้งนี้ จำนวนเงินตามใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินตามใบเสร็จรับเงิน จำนวนเงินที่สรุปในรายงานการรับเงินสดประจำวัน จำนวนเงินจากหลักฐานการฝากเงิน ต้องมีการตรวจสอบว่าเป็นจำนวนเงินที่ถูกต้องตรงกันก่อนที่จะทำการบันทึกบัญชี

กระบวนการรับเงินสดของกิจการ ไม่ว่าจะผ่านช่องทางการใช้เครื่องบันทึกเงินสด การรับชำระเงินด้วยเช็ค การรับชำระเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ และการรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิต มีความเสี่ยงในเรื่องการรับชำระเงินในจำนวนที่อาจไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน หรือเงินสดสูญหายได้ กิจการต่าง ๆ จึงต้องมีกระบวนการควบคุมภายในเกี่ยวกับ “เงินสดรับ” ซึ่งถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งในการป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับกิจการ