10 ข้อผิดพลาดการจัดการกระแสเงินสด ที่อาจทำลายธุรกิจ

HIGHLIGHTS :

• 
  แม้ว่าผู้ประกอบการจะมีไอเดียที่ยอดเยี่ยมในการทำธุรกิจ และกิจการกำลังเติบโตอย่างรวดเร็วตั้งแต่วันแรกๆ แต่กว่า 80% ของธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ มักพบกับความล้มเหลวหรือปิดตัวลงเพราะไม่สามารถจัดการกระแสเงินสดได้ดีพอ บทความนี้จะชี้ให้เห็นถึง 10 ข้อผิดพลาดในการจัดการกระแสเงินสด ที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจที่ร้ายแรง ลองค้นหาดูว่าคุณทำผิดในข้อใดข้อหนึ่งของข้อผิดพลาดเหล่านี้หรือไม่ รวมถึงเรียนรู้วิธีหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ เพื่อสร้างความเข้มแข็งให้กับธุรกิจที่กำลังเติบโต

เวลาในการ 3.5 นาที

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักมีงานมากมายที่ต้องทำ และมีเวลาเหลือน้อยมากสำหรับการจัดการกระแสเงินสดหรือเรื่องการเงินของกิจการ รวมถึงต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายแอบแฝงบางอย่างที่มีผลกระทบต่อกระแสเงินสด  และอาจยากต่อการจัดการ เนื่องจากไม่สามารถรับรู้ได้ในทันที หากแต่เกิดการสะสมจนกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ในเวลาต่อมา ซึ่งความผิดพลาดทั้ง 10 เรื่องนั้น ประกอบด้วย

1) การกดดัน บังคับให้ธุรกิจเติบโต

การเติบโตที่ถูกบังคับคือ การเติบโตที่มีการเรียกร้องการใช้เงินสดมากขึ้น โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น โดยเข้าใจว่ามันสร้างการเติบโตได้ เช่น การทดลองใช้โฆษณาในช่วงแรกแล้วได้รัผลตอบแทนที่ดี จึงเพิ่มค่าใช้จ่ายโฆษณาเพิ่มขึ้นอย่างมาก โดยเข้าใจว่าเป็นการสร้างโอกาสในการขายมากขึ้น และคาดว่าจะเพิ่มยอดขายได้ในอัตราที่เท่ากัน ซึ่งต้องมีการจัดการอย่างรวดเร็ว ประเมินกระแสเงินสดที่ขาดหายไปภายในกรอบเวลาที่กำหนด เนื่องจากการสูญเสียเงินมากเกินไปจะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินงานประจำวันได้

2) ใช้จ่ายมากเกินไปในเรื่องการขาย

ในฐานะธุรกิจขนาดเล็กการจะหาลูกค้าใหม่เป็นเรื่องไม่ง่ายและจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพื่อการนี้ มีตัวชี้วัด 2 ตัวที่จะชี้ว่าลูกค้านั้นนำผลกำไรมาให้คุณหรือไม่ นั่นก็คือ  “ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (Acquisition Cost)” ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ใช้เพื่อการได้ลูกค้ามาหนึ่งราย และ “มูลค่าตลอดช่วงชีวิต (Lifetime Value)” ของลูกค้า เป็นรายได้ที่จะได้จากลูกค้าแต่ละรายตลอดช่วงชีวิตของเขา หรือพูดง่ายๆ ก็คือ ตลอด Lifetime Value เขาจะใช้สินค้าและบริการของคุณเป็นจำนวนเงินเท่าใด จะต้องมั่นใจว่ามูลค่าตลอดช่วงชีวิตจะต้องสูงกว่าต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า ซึ่งจะมีผลดีต่อกระแสเงินสดของบริษัท

การใช้จ่ายมากเกินไปกับ Acquisition Cost อาจนำไปสู่การได้ลูกค้ากลุ่มเล็กๆ ซึ่งสร้างผลตอบแทนได้ไม่มาก ธุรกิจจำนวนมากสะดุดในจุดนี้เนื่องจากพวกเขารับรู้เพียงว่าการมีลูกค้ามากขึ้นจะมีกำไรมากขึ้น ซึ่งไม่จริงเสมอไป

3) การคำนวณกำไรที่ไม่ถูกต้อง

ผู้ประกอบการส่วนมากมักเข้าใจว่าถ้าซื้อของมา 60 บาท และขายไปที่ 100 บาท เขาจะมีมาร์จิ้น 30-40% ของยอดขายทุกครั้งเมื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายเล็กน้อย แต่หากพิจารณางบแสดงฐานะการเงินสิ้นปี ถึงรู้ว่าขาดทุน เพราะไม่ได้คิดค่าใช้จ่ายในเรื่องการวางสินค้าขาย ค่าจัดส่งสินค้า ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้า เป็นต้น บริษัทที่จะบอกว่ามีความสามารถในการทำกำไรได้นั้น ก็ต่อเมื่อมีเงินมากพอคงเหลืออยู่ในบัญชีธนาคารหลังจากชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว

4) ไม่ให้ความสนใจธรรมชาติตามฤดูกาลของธุรกิจ

กรณีใช้ได้กับบางธุรกิจที่ไม่มีการดำเนินงานตลอดทั้งปี ธุรกิจเหล่านี้จะพบว่ามีเงินสดมากในช่วงฤดูกาลของธุรกิจแต่ต้องเผชิญกับความยากลำบากในการจัดการกระแสเงินสดประจำวัน  เมื่อฤดูกาลของธุกิจมาถึงกระแสเงินสดก็เริ่มต้นขึ้นและนำไปสู่ภาระผูกพันค่าใช้จ่ายที่ต่อเนื่องไปถึงช่วงนอกฤดูกาลของธุรกิจ นอกจากนี้ช่วงนี้มักจะมีส่วนลดเพื่อรักษายอดขายในระดับหนึ่ง แต่ก็จะทำให้อัตรากำไรลดลงด้วย ดังนั้นจะต้องมีการสำรองจำนวนเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายคงที่ที่จะเกิดขึ้น

5) ละเลยการจ่ายเงินที่ล่าช้าและใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

ถึงจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ความจริงก็คือเมื่อลูกค้าชำระเงินล่าช้า มันจะยากที่บริษัทจะจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือซัพพลายเออร์ หากเจ้าหนี้ไม่รอหรือไม่ผ่อนผันการชำระเงิน นั่นหมายความว่าธุรกิจต้องจ่ายเงินออกไปเพื่อรักษาความน่าเชื่อถือในอนาคต เท่ากับธุรกิจสูญเสียเงินก้อนไปในเงินทุนหมุนเวียนนี้ และหากไม่สามารถติดตามหนี้ได้ตามที่กำหนดจะกลายเป็นปัญหาใหญ่และทำลายกระแสเงินสดและธุรกิจในที่สุด

6) การจัดการภาษีที่ไม่เหมาะสม

ภาษีเป็นภาระหน้าที่ตามกฎหมายที่มีผลบังคับ และจะต้องชำระเมื่อถึงกำหนด หากมีการชำระภาษีไม่ตรงตามกำหนดหรือชำระไม่ถูกต้องหลายครั้ง กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบและมีบทลงโทษ จึงต้องมีการคำนวณการคาดการณ์ประมาณการจ่ายภาษีที่จะต้องชำระในปีถัดไป โดยควรระบุอยู่ในแผนทางการเงินของธุรกิจอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ควรมีการเตรียมการหรือวางแผนไว้ล่วงหน้า หากมีการเปลี่ยนแปลงของอัตราภาษีที่อาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด โดยการตั้งสำรองที่เพียงพอสำหรับปีที่จะมาถึง

7) ไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับเรื่องฉุกเฉิน

ภัยพิบัติทางธรรมชาติที่อาจทำให้เกิดความเสียหายทั่วประเทศ หรือในพื้นที่ที่บริษัทดำเนินการอยู่ หรือการที่ Presenter สินค้าที่ขายดีของบริษัท หรือสินค้าของบริษัทถูกแจ้งเตือนหรือมีข้อร้องเรียนเชิงลบจากลูกค้า

นี่คือสิ่งที่ไม่มีใครสามารถควบคุมได้ เหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึงซึ่งสามารถสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อสถานะเงินสดของบริษัท แผนฉุกเฉินจึงเป็นสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บริษัทปลอดภัยจากเหตุต่างๆ เหล่านี้ อาจไม่มีวิธีใดที่จะสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้ แต่วิธีที่ดีที่สุดที่จะป้องกันได้คือการประกันภัย หรือเตรียมเงินกองทุนฉุกเฉินเพื่อจะรักษาธุรกิจไว้ให้ในระยะเวลาหนึ่ง

8) ละเลยคะแนนเครดิต (Credit Score)

คะแนนเครดิต หมายถึง สิ่งที่ธนาคารใช้ประเมินความสามารถในการชำระหนี้ การมีคะแนนเครดิตที่ไม่ดีอาจทำให้ยากที่จะได้รับเงินกู้ แม้แต่เงินกู้จำนวนที่ไม่มาก เพราะเจ้าหนี้มองว่ามีความเสี่ยงและหลีกเลี่ยงการให้สินเชื่อ โดยเฉพาะสินเชื่อระยะสั้น ซึ่งส่วนมากไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน และมีความจำเป็นที่ต้องใช้เป็นเงินหมุนเวียนของธุรกิจ ดังนั้นกิจการต้องให้ความสำคัญกับการชำระหนี้ให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่สถาบันการเงินกำหนด

9) จ้างคนไม่ตรงกับงาน

การจ้างพนักงานที่คาดว่าจะสามารถเพิ่มยอดขาย รายได้ให้กับกิจการ แต่มาพบภายหลังว่าไม่สามารถทำงานได้ตามคาดหวัง ซึ่งส่วนมากจะพบหลังจากที่การจ้างงานผ่านไปมากกว่า 3 เดือน และในบางกรณีบริษัทได้จ่ายเงินค่าฝึกอบรมในช่วงแรกของการปฏิบัติงานไปด้วย ซึ่งทั้งหมดเป็นรายจ่ายที่ไม่น้อย โดยเฉพาะกับกิจการขนาดเล็ก จึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาให้รอบคอบเป็นอย่างดี

10) ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่แอบแฝง

ค่าใช้จ่ายบางอย่างดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญในการเริ่มต้น แต่เมื่อสะสมเป็นเวลาหลายปีจะมีผลกระทบกับบริษัทในภาพรวม ไม่ว่าจะเป็นค่าประกันภัยที่ครอบคลุมทุกอย่าง ค่าธรรมเนียมการค้าต่างๆ  ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า การใช้ทรัพยากรหรืออุปกรณ์สิ้นเปลือง ค่าใบอนุญาตต่างๆ ค่าบริการกรณีมีการจ้างงานจากภายนอก เหล่านี้เป็นต้นทุนในการดำเนินการทั้งสิ้น ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ แต่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการขาดความรู้หรือความตระหนักของเจ้าของหรือผู้จัดการ

ค่าใช้จ่ายทั้งหลายเปรียบเสมือนน้ำที่ไหลออกไปตามรูรั่วเล็กๆ ได้ ถ้าปล่อยให้ดำเนินต่อไปโดยไม่ได้รับการแก้ไข จะสามารถกัดกร่อนผลกำไรของธุรกิจและส่งผลต่อการดำรงอยู่ของธุรกิจในระยะยาวได้ กิจการที่สามารถเติบโตได้อย่างแข็งแรง ต้องอาศัยการดูแลเอาใจใส่ การวางแผนทางการเงินที่ดีพอ การประเมินหรือจัดทำค่าใช้จ่ายทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นการเร่งด่วน หรือเป็นภาระผูกพัน เพราะถ้ากิจการมีแผนทางการเงินที่เหมาะสมจะช่วยให้เจ้าของมีการเตรียมตัว และเป็นประโยชน์ต่อบริษัทในที่สุด

Credit : https://www.profitbooks.net

สรุปและเรียบเรียงโดย : ปิยารมย์ ปิยะไทยเสรี

ฝ่ายพัฒนาความรู้ผู้ประกอบการ

ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย